Consultant, Corporate / Organizational Culture and Management / Експерт, Корпоративна / організаційна культура та менеджмент

Background Information

The Free Legal Aid system of Ukraine (FLA) is currently undergoing a reorganization process with creating new interregional centres (IRCs) to increase the effectiveness of managing the system, optimize administrative processes, and strengthen the system's ability to build a client-oriented service. The new entities require relevant regulatory acts and methodologies, as well as training for IRC’s staff for effective functioning of the centres and the system in general. To address these needs the “Enhancing Access to Justice through Free Legal Aid” project (Project) of the OSCE Support Programme for Ukraine will help to develop tools to increase the internal organizational capacity in the newly created IRCs; pilot the application of the developed tools and improve them, if necessary; develop and implement training programmes for FLA personnel and engaged legal professionals to promote the corporate culture throughout the FLA system and on topics related to the quality of providing legal assistance to vulnerable groups through FLA centres.

Please note that this is a vacancy notice to enlarge the roster. Successful candidates are expected to work within several short-term consultancy assignments throughout the Project implementation. The detailed information regarding the dates and the duration of the contracts will be provided at a later stage. The consultants will be required to work from home with the ability to travel to perform tasks, if necessary.

Tasks

The OSCE is looking to recruit highly qualified experts who will be assigned with the following tasks:

• Analysis of organizational and administrative documents, legislative acts and business processes of interregional centers for free secondary legal aid provision.
• Conducting questionnaires and interviewing employees of interregional centers for free secondary legal aid provision to identify processes that will be subject to regulation.
• Development of regulations of interregional centers on free secondary legal aid provision.
• Analysis of monitoring components (target points and indicators) used in interregional centers for free secondary legal aid provision, identification of effective practices and gaps (practice analysis).
• Determination of key business processes of interregional centers for free secondary legal aid provision, for which a system of monitoring and evaluation of the effectiveness of their implementation should be built.
• Development of the methodology of the system of monitoring and evaluating the effectiveness of the functioning of interregional centers for free secondary legal aid provision.
• Conducting measurement and analysis of the current system of motivation of employees of interregional centers for free secondary legal aid provision (including the analysis of problematic aspects of the work of free legal aid system’s employees arising from a lack of motivation).
• Development of the methodology of the work motivation system for the personnel of interregional centers for free secondary legal aid provision.
• Implementation (including in the format of coaching meetings, trainings, consultations), adaptation and audit of the regulations, methodology of the system of monitoring and evaluation of the effectiveness of functioning, system of motivation of workers of interregional centers for free legal aid provision.
• Development of an adaptation online course for employees of the free legal aid provision system (who have started to perform their duties, in fact, newly appointed employees).
• Development of a training program (course) on the provision of coaching tools for the management level of employees of the free legal aid provision system.

Necessary Qualifications

• First-level university degree in the field of law/humanitarian/social sciences or other related or technical field.
• Minimum three years of experience of participation in the development and implementation of innovative/strategic solutions in the field of management (implementation of management practices, optimization of internal processes, development of solutions and measures for quality control and productivity improvement).
• Minimum three years of experience in the field of development of organizational and administrative, methodological documents/policies, standards, including operational ones, description of business processes of organizations.
• Minimum three years of experience of team management, development of corporate culture.
• Minimum three years of experience in the development of systems for monitoring and evaluating the effectiveness of the organization's business processes.
• Minimum three years of experience in conducting educational programs for adult audiences, facilitation/moderation/coaching/supervision.
• Knowledge of the methodology and experience in the development of educational programs, including Training of Trainers (ToT) programs on issues related to the spheres of management and communication.
• Basic knowledge and understanding of issues related to the functioning of the Free Legal Aid system. Experience of co-operation with the Free LA system will be an advantage.
• Good organizational skills (ability to organize collective activities, distribute work among subordinates).
• Experience in public speaking and presentations will be an advantage.
• Experience in the implementation of projects in the field of consulting will be an advantage.
• Self-discipline and the ability to work within established deadlines.
• Professional fluency in Ukrainian language with excellent communication (both oral and written) skills.
• Computer literacy with practical experience using Microsoft applications.
• Demonstrated gender awareness and sensitivity, and an ability to integrate a gender perspective into tasks and activities.
• Ability and willingness to work as a member of a team, with people of different cultural and religious backgrounds, different gender, and diverse political views, while maintaining impartiality and objectivity.

Remuneration Package

Remuneration will be paid in accordance with the OSCE Support Programme for Ukraine established consultancy rates. Applicants are encouraged to include in their applications their financial proposals for the foreseen services.

Only online applications will be considered. To apply, please use the online application system at https://vacancies.osce.org; the Requisition/Vacancy Number is OSC000401. The deadline for applications is 13 January 2025.

If you have difficulties with completing the online application form in English, please feel free to fill in the required information in Ukrainian.

Applications received after the published deadline will not be considered. Only those candidates who are selected to participate in the subsequent stages of recruitment will be contacted. Details of the assignment and contract may be further discussed during the interviews.

The OSCE retains the discretion to re-advertise the vacancy, to cancel the recruitment, to offer an appointment with a modified job description or for a different duration.

The OSCE is committed to diversity and inclusion within its workforce and encourages qualified female and male candidates from all national, religious, ethnic and social backgrounds to apply to become a part of the organization.

Candidates should be aware that OSCE consultants shall conduct themselves at the highest personal and professional level at all times, while on assignment and shall not act in a manner which is likely to bring discredit to the Organization in general. The OSCE is committed to applying the highest ethical standards in carrying out its mandate. For more information on the values set out in OSCE Competency Model, please see https://jobs.osce.org/resources/document/our-competency-model.

Please be aware that the OSCE does not request payment at any stage of the application and review process.

Стисла інформація про проєкт

Система безоплатної правничої допомоги (БПД) в Україні наразі проходить процес реорганізації із створенням нових міжрегіональних центрів (МРЦ) для підвищення ефективності управління системою, оптимізації адміністративних процесів та посилення здатності системи будувати клієнтоорієнтований сервіс. Нові суб’єкти потребують відповідних нормативно-правових актів та методологій, а також навчання персоналу МРЦ для ефективного функціонування центрів та системи загалом. Для задоволення цих потреб проєкт Програми підтримки ОБСЄ для України "Підвищення доступу до юстиції через безоплатну правову допомогу" (Проєкт) допоможе розробити інструменти для підвищення внутрішньої організаційної спроможності новостворених МРЦ; пілотувати застосування розроблених інструментів і вдосконалити їх за необхідності; розробити та впровадити навчальні програми для персоналу БПД та залучених юристів для просування корпоративної культури в усій системі БПД та на теми, пов’язані з якістю надання правової допомоги вразливим групам через центри БПД.

Будь ласка, зверніть увагу, що це вакансія для розширення бази експертів. Успішні кандидати будуть працювати над короткостроковими експертними завданнями впродовж реалізації Проєкту. Детальна інформація щодо дат та тривалості контрактів буде надана пізніше. Експерти працюватимуть з дому, з можливістю подорожувати для виконання завдань у разі необхідності.

Опис завдання

ОБСЄ планує найняти висококваліфікованих експертів, яким буде доручено такі завдання:

• Аналіз організаційно-розпорядчих документів, актів законодавства та бізнес-процесів діяльності міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги.
• Проведення анкетувань та інтервʼювання працівників міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги для виявлення процесів, які підлягатимуть регламентації.
• Розробка регламенту міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги.
• Аналіз компонентів моніторингу (показників та індикаторів), які застосовуються в міжрегіональних центрах з надання безоплатної вторинної правничої допомоги, виявлення ефективних практик та прогалин (аналіз практики).
• Визначення ключових бізнес-процесів міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги, щодо яких має будуватися система моніторингу та оцінки ефективності їх виконання.
• Розробка методології системи моніторингу та оцінки ефективності функціонування міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги.
• Проведення вимірювання та аналізу діючої системи мотивації працівників міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги (у тому числі аналіз проблемних аспектів роботи працівників системи надання безоплатної правничої допомоги, що виникають внаслідок браку мотивації).
• Розробка методології системи мотивації праці персоналу міжрегіональних центрів з надання безоплатної вторинної правничої допомоги.
• Впровадження (у тому числі у форматі коучингових зустрічей, тренінгів, консультацій), адаптація та аудит регламенту, методології системи моніторингу та оцінки ефективності функціонування, системи мотивації праці працівників міжрегіональних центрів з надання безоплатної правничої допомоги.
• Розробка адаптаційного дистанційного курсу для працівників системи надання безоплатної правничої допомоги (які приступили до виконання обов’язків, тобто новопризначених працівників).
• Розробка для керівної ланки працівників системи надання безоплатної правничої допомоги навчальної програми (курсу) із забезпечення коучингових інструментів.

Вимоги до кандидатів

• Вища освіта на рівні бакалавра у галузі права/гуманітарних/соціальних наук чи іншій суміжній або технічній галузі.
• Щонайменше три роки досвіду участі у розбудові та впровадженні інноваційних/стратегічних рішень у сфері управління (впровадження управлінських практик, оптимізації внутрішніх процесів, розробки рішень та заходів з контролю якості та підвищення продуктивності).
• Щонайменше три роки досвіду у сфері розробки організаційно-розпорядчих, методологічних документів/політик, стандартів, у тому числі операційних, опису бізнес-процесів організацій.
• Щонайменше три роки досвіду управління командами, розвитку корпоративної культури.
• Щонайменше три роки досвіду розробки систем моніторингу та оцінки ефективності бізнес-процесів організації.
• Щонайменше три роки досвіду проведення навчальних програм для дорослої аудиторії, фасилітації/модерації/коучингу/супервізії.
• Знання методики та досвід розробки навчальних програм, у тому числі програм Тренінг для Тренерів (ToT) з питань, дотичних до сфер управління та комунікації.
• Грунтовні знання та розуміння питань, пов’язаних з функціонуванням системи надання безоплатної правничої допомоги. Досвід співпраці з системою надання безоплатної правничої допомоги буде перевагою.
• Хороші організаторські здібності (вміння організувати колективну діяльність, розподіляти роботи серед підлеглих).
• Досвід публічних виступів та презентацій буде перевагою.
• Досвід реалізації проєктів у сфері консалтингу буде перевагою.
• Самодисципліна та вміння працювати у встановлені терміни.
• Професійне володіння українською мовою з відмінними навичками спілкування (усного та письмового).
• Комп'ютерна грамотність, включно з практичним досвідом використання програм Microsoft.
• Обізнаність щодо гендерних питань, а також здатність враховувати гендерну проблематику при виконанні завдань та інтегрувати гендерно-орієнтовані підходи у робочий процес.
• Здатність та готовність працювати в якості члена команди з людьми різної культурної та релігійної приналежності, різної статі та різних політичних поглядів, зберігаючи неупередженість та об’єктивність.

Рівень оплати

Оплата здійснюватиметься відповідно до встановлених Програмою підтримки ОБСЄ для України тарифів експертних послуг. Кандидати заохочуються вказати у заявках пропозиції щодо оплати своїх послуг.

Розглядатимуться лише заявки подані через мережу інтернет. Для участі у конкурсі просимо використовувати систему подання заявок за адресою: https://vacancies.osce.org; номер вакансії OSC000401. Кінцевий термін подання заявок: 13 січня 2025 року.

У разі виникнення труднощів із заповненням анкети на сайті англійською мовою, Ви можете заповнити необхідну інформацію українською мовою.

Заявки, отримані після зазначеної кінцевої дати, розглядатися не будуть. Контактуватимуть лише з тими кандидатами, які будуть відібрані для участі в наступних етапах відбору. Умови завдання та контракту можуть бути докладніше обговорені під час співбесіди.

ОБСЄ залишає за собою право повторно розмістити оголошення про вакансію, скасувати конкурс на заміщення вакансії, запропонувати посаду зі зміненими обов’язками чи з іншою тривалістю контракту.

ОБСЄ підтримує різноманітність та неупередженість у своїй кадровій політиці та заохочує як чоловіків, так і жінок з відповідними кваліфікаціями до подання заявок на вакансії в організації, незалежно від національності, релігії, етнічного або соціального походження.

Кандидати повинні усвідомлювати, що експерти ОБСЄ зобов’язані завжди дотримуватися високих особистісних та професійних стандартів під час виконання своїх службових обов’язків і не повинні діяти у спосіб, який може дискредитувати Організацію. У межах свого мандата ОБСЄ прагне відповідати найвищим етичним стандартам. Більш детальна інформація про цінності ОБСЄ викладена в Моделі необхідних професійних якостей, доступній за посиланням: https://jobs.osce.org/resources/document/our-competency-model.

Просимо зауважити, що ОБСЄ не вимагає жодних платежів на будь-якому з етапів подання або розгляду заявок.